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Tenerife.- Medical Duke reduce un 50% sus costes en gestión logística

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En el océano atlántico, a tan sólo 300Km del continente africano, encontramos la preciosa isla de Tenerife, donde la empresa Medical Duke, dedicada al comercio al por menor de artículos médicos tiene su sede central y desde donde proporcionan suministros médicos a hospitales y clínicas de todo el país.

Desde el 2001, su fundador Ricardo Crespo, se ha especializado en comercializar los productos sanitarios de máxima calidad y de reconocido prestigio, mediante acuerdos con las empresas más importantes del sector relacionadas con la medicina mínimamente invasiva.

A medida que la empresa maduró, luchó para diferenciarse y administrar bien el rápido crecimiento. Entonces empezaron a buscar una herramienta que redujera costes administrativos, les ayudara a administrar el inventario de manera más efectiva y les permitiera ofrecer un asesoramiento técnico de mayor calidad a sus clientes.

RETO
Para ofrecer esta calidad diferencial, necesitaban dotar a su personal comercial yadministrativo de una herramienta imprescindible en su trabajo que les ayudara a planificar y gestionar sus tareas de forma eficaz. El desafío era automatizar todo el proceso de recepción de pedidos de clientes y proveedores, gestionar fácilmente la entrada y salida de mercancías, y mejorar el proceso de gestión de inventarios
y depósitos , que hasta la fecha se realizaba de forma manual mediante hojas de cálculo, papel y bolígrafo.

Para ello Medical Duke S.L. sondeó el mercado para encontrar un socio tecnológico que les diera las suficientes garantías de cara a poner en marchaeste proyecto tecnológico.

Esta búsqueda terminó en el momento en que Medical Duke S.L. e INYTEL , partner y desarrollador oficial de FileMaker Inc., cruzan sus caminos, con la ventaja añadida de que ambas empresas tienen su sede principal en Tenerife.

Existían principalmente tres áreasimportantes a cubrir: la recepción ygestión de pedidos de clientes y proveedores, el control de movimientos de la mercancía y los inventarios de
almacén y depósito de producto.

Por la naturaleza del sector, el control de los artículos médicos y sus fechas de caducidad es un elemento clave. Era imprescindible disponer de una aplicación que permitiera no sólo controlar las fechas de caducidad de forma más ágil y veraz, sino poder controlar también los números de lote telemáticamente.

La gestión y contabilización manual de recepción de pedidos de clientes y proveedores, suponía una enorme cantidad de tiempo dedicada al proceso, con el consecuente riesgo de incurrir en errores y descuadres de producto.

LA SOLUCIÓN

La App personalizada creada con la Plataforma FileMaker y desarrollada por INYTEL permite llevar a cabo la gestión comercial completa, dotando al usuario de una herramienta en su dispositivo móvil (iPad, iPhone e iPod) que le permite trabajar en tiempo real y con la que se pueden procesar pedidos o devoluciones sin necesidad de estar conectado en tiempo real con el servidor.

La sincronización de datos se realiza mediante accesos PHP al servidor FileMaker.

Con esta técnica, no es necesario el uso de fuentes de datos externas.

FileMaker Go es la App móvil para iPad, iPhone e iPod de la conocida Plataforma FileMaker que ha utilizado INYTEL para el desarrollo de su aplicación para la fuerza de ventas y la gestión logística. Gracias a las capacidades de integración de la Plataforma FileMaker la implantación de esta solución permite que sea accesible desde cualquier dispositivo IOS así como de otras plataformas.

La conocida plataforma de software FileMaker Inc., subsidiaria de Apple Inc., está centrada en el negocio de los dispositivos móviles y apuesta fuerte por laincursión de éstas en los procesos empresariales como una apuesta de futuro yde competitividad, por este motivo además de que la aplicación es gratuita, reduciendo los costes de adquisición para la empresa, ha dotado de una gran cantidad de herramientas que permiten extender fácil y rápidamente soluciones de escritorio a los dispositivos (iPad, iPhone e iPod).

Gracias a la app personalizada para Medical Duke, ahora la gestión de pedidos de clientes y proveedores está totalmente automatizada. La app envíadirectamente y de forma segura la información al ERP del sistema central, se prepara el pedido en almacén y se inicia el proceso de generación del albarán de
entrega y la factura. La app lleva incluido el catálogo de productos en el dispositivos iPhone, lo cual no sólo simplifica la elección del producto y proceso del pedido, sino que ha incrementado la satisfacción de los clientes.

La gestión de pedidos de proveedores también se ha solucionado mediante la aplicación, desde dos dispositivos iPods conectados a la red Wifi de la empresa,cuando llega el pedido del proveedor se escanea la mercancía, se actualiza el stock automáticamente y se controla en tiempo real el estado de la mercancía disponible, fechas de caducidad y números de lote.

El control de mercancías ha dado un vuelco gracias a la aplicación personalizada móvil. Se ha conseguido agilizar el proceso de lectura de códigos de barras y códigos QR con un lector láser que permite la integración y la rugerización del mismo.

Para esta integración se ha utilizado la App INYEL Tools, desarrollada porINYTEL, que incluye, entre otras funcionalidades, la posibilidad de que FileMaker Go interactúe con el lector láser, el cual también es capaz de leer tarjetas de banda magnética.

La gestión de inventarios y depósitos han reducido enormemente los tiempos y recursos dedicados, ahora , gracias a la aplicación móvil desarrollada, desde un dispositivo iPad, pueden leer toda la mercancía y disponer del inventario listo entan sólo un día.

Además, el hecho de disponer de toda la información telemática, y centralizada en el ordenador central, les permite un mayor control de los depósitos. De esta manera, mediante el número de lote controlan las fechas de caducidad, cuandose detecta que un producto se encuentra caducado, se retira del clientes que lo
tiene en depósito y se sirve mercancía nueva.

Según explica Ricardo Crespo, Director Gerente de Medical Duke SL:
“Nuestra app FileMaker para IOS nos ha ayudado a mejorar considerablemente nuestros procesos, permite utilizar la aplicación aunque no haya conexión, además de poner a
disposición de nuestros agentes un innovador catálogo de productos que facilita la elección y pedidos de los clientes.”

BENEFICIOS

Medical Duke S.L. ha experimentado mejoras evidentes en la gestión de la logística, algunas más cuantificables que otras, como la reducción del tiempo en procesar los pedidos o devoluciones, con el consecuente ahorro de costes o la
satisfacción de los clientes y trabajadores.

La unión de todos estos factores ha conseguido que Medical Duke cuantifique una reducción sustancial en sus costes anuales, según explica Ricardo Crespo.

1. Aumento de la satisfacción del cliente : Para los clientes de Medical DukeS.L. , el cambio en los procesos ha aportado una gran mejora. No sólo a nivel de imagen, pues proyecta una imagen de modernidad, adaptación y eficiencia, sino que además el cliente está muy satisfecho con los nuevos procesos y la agilidad que supone también para ellos. Obtienen respuestas
más rápidas, sin errores y en tiempo real.

2. Reducción del tiempo de procesos : A nivel de optimización de procesosde la empresa, han visto reducir el tiempo en que los agentes comerciales desarrollan las ventas , por lo que se ha conseguido reducir un 20% el tiempo de dichos procesos.

3. Reducción de costes para la empresa : Desde la implantación del sistema,la reducción del tiempo en los procesos deincidencias, les ha permitido reasignar los recursos y optimizarlos de una forma mucho más eficiente, demanera que calculan que pueden llegar a experimentar una reducción de costes muy alta.

“Actualmente, la empresa estima una disminución del 50% en sus costes,respecto al anterior sistema de gestión logística” .Afirma Ricardo Crespo, Director Gerente de Medical Duke.

4. Mejores herramientas para todos : El beneficio ha sido para todos, también para los miembros del departamento de administración y el personal de oficina, que ahora cuentan con herramientas más eficaces que les facilitan el trabajo.

El impacto a nivel interno es mínimo ya que la integración es
transparente y nada compleja de manejar lo que provoca, en el personal, un querer mejorar continuo y el querer hacer las cosas bien.

5. Solución sostenible : Además, la incorporación de los dispositivos iPod y iPhone en los procesos, ha reducido significativamente la cantidad de uso de papel, por lo que disminuido el coste en este tipo de materiales de oficina, además de los consecuentes reducciones en los costes ambientales
y en la optimización del sistema de comunicaciones.

Sin duda, Medical Duke S.L. quiere seguir este camino en el futuro,incorporando en otros procesos productivos de la empresa, las herramientas adecuadas que le permitan una mayor eficiencia en el uso de sus recursos, sólo así se puede crecer de forma sólida y sostenible.

“La solución desarrollada por INYTEL para Medical Duke ofrece una solución eficiente y estable que se identifica perfectamente con su imagen”.

Nos explica Angel Litago, responsable de desarrollos en INYTEL

CONTACTO

Información de contacto

Medical Duke SL
Ricardo Crespo
Director Gerente
38009 Santa Cruz de Tenerife

http://www.medicalduke.com/

Inytel Informática y Telefonía

Angel Litago García
Socio Director y Desarrollador Oficial
C/Nieves Ravelo 18
38400 Santa Cruz de Tenerife
922 368 936
www.inytel.com


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